若您屬於彈性或遠端工作團隊的一份子，Slack、Flock 以及 Fuze 等商務即時訊息平台，將徹底改變您與客戶和同事溝通的方式。科技記者 James Day 將會分享您需要知道的一切
它就像 WhatsApp，只是專用於企業內部溝通。簡單來說，就是商務傳訊功能。您再也不用被困在電子郵件或是冗長的會議中，擁有即時聊天應用程式便能加速與同事的互動，並提升效率。
商務傳訊產業估計，全球使用者數將在 10 年內由原本的 500 萬成長至 10 億 (1)。這意謂著原本快速成長的市場，即將迎來爆炸性發展。許多可以挑選的平台以及令人興奮的科技 – 像是人工智慧 (AI)、擴增實境 (AR)、物聯網 (IoT) 以及虛擬實境 (VR) – 已經就定位要發揮功能，以下將向各位說明傳訊服務需要注意的地方。
1. 為什麼轉換工具的時候到了
開放、有效率的溝通。這是每間企業所信奉卻無法完全達成的目標。雖然能夠理解為什麼我們會無法割捨掉電子郵件，但請您想一想，光是要安排一場會議需要多少訊息的來回，那絕對會是效率殺手。現在，想像此刻正在與所有協作者針對專案召開實體會議，到頭來，您可能會發現根本不需要開這場會。
擁有商務傳訊功能，並不是要取代電子郵件。它的目的在於避免訊息流過早傳遞到您手中。傳訊應用程式 Flock 在 2017 年於英國所做的調查甚至顯示，傳訊功能減少使用者所需的會議及電子郵件數量高達 70%。
「商業生態系統正在成長，而且工作場所活動也變得更重視協作，」Flock 的億萬富翁創辦人 Bhavin Turakhia 表示。「這正是為什麼我們需要迅速因應這些工作場所的挑戰。」很顯然，讓使用者能夠即時協作無間，將會是時下最迫切的需求。
2. 現在的熱門話題是什麼？
每個人一天因為 IT 問題、龜速的執行系統以及過時配備而損失了 27 分鐘的有效率時間（等同於每個月損失了一天的時間）(2)。亦即只要有任何能夠精簡日常工作流程的工具，就能成為市場上的贏家。
頂尖的商業即時通訊服務，不單提供便於聊天的方式。最一開始，服務應該要能夠跨平台無縫使用，像是桌上型電腦或筆記型電腦、手機以及平板。同時，也要包含語音以及視訊電話的功能。
此外，也要讓數位內容的分享變得容易，例如：拖拉文件便能加為電子郵件附件。與 Dropbox、Trello、MailChimp 及其他外部應用程式的整合也十分實用，透過多層加密來支援雲端儲存功能也同樣是實用功能。
最後，該服務必須能因應企業的規模而調整，而且不會因為團隊擴增而折損執行效能。Flock 已獲全球管理顧問公司 Accenture、電子製造公司 Ricoh 以及瑞士刀製造公司 Victorinox 採用；而人氣較高的 Slack 也已經用於電腦巨人 IBM、英國電視台 ITV、三星、AirBnb、eBay 以及其他公司。
3. 產業的領頭羊
因為要活潑好記，因此這些以需求為中心的服務都有個時髦的名字。Fuze、Flock 以及 Slack 已經開發得相當完全，而且涵蓋了上述列出的標準。這三款服務是以終端使用者為中心來設計，而且不太需要額外設定。
相對於此，Twilio 主要則是以開發者為中心，符合他們想要把即時通訊功能整合進自己軟體的需求。其他同樣以開發者為中心的產品還有 Teamwire，已經被德國的銀行與警察以及 BroadSoft 公司採用，最近才剛被思科 (Cisco) 收購。
如果您的工作會接觸到敏感資訊、需要有防火牆的環境下通訊，或者只是單純不信任雲端而希望使用本機伺服器，開源軟體的自由度可能會相當吸引您。這樣的話，就適合選擇像是 Rocket.Chat、Mattermost 或是 Oneteam 這樣的服務。您也可以從眾多服務中，按空間來選出最合適的服務。大部分的服務，都提供免費下載使用，並提供付費的進階功能。
不可否認的是，儲存到雲端的即時通訊能提升效率。舉例來說，試想有一位需要盡快跟上專案進度的新進職員。與其安排曠日費時的會議、視訊電話或是轉寄電子郵件的往來記錄，如果讓這位員工能夠看到對話記錄以及共享文件，就有辦法立即上手。
4. 四大龍頭
微軟、Google、亞馬遜以及 Apple 也正加緊腳步。Microsoft Teams 是 Office 365 其中一個功能，但也可以跟非微軟產品進行整合。這間科技巨擘曾經考慮用 800 萬收購 Slack，但在比爾蓋茲多次被遊說應該將錢花在開發 Skype 商業版後（詳見社群媒體也嚴陣以待一節），決定收手。
Google 的 Jibe 被稱作豐富通訊服務 (Rich Communications Services, RCS)。它與多數的商務傳訊服務十分類似，但差別在於只開放給 Android 系統的使用者。而亞馬遜的 Anytime，據聞能相容於電腦端與手機端，是較聚焦於消費者的產品。
蘋果的 Business Chat 是 iMessage 下的新功能，預計在今年推出。該產品的核心宗旨，是希望讓消費者在聯絡像是銀行這樣的公司時，能夠變得較為簡便，可以迅速解決其問題。如果是處於蘋果產品生態圈的使用者，這項服務的優點便相當明顯，因為能夠同步所有的 iOS 裝置，包括 iPad、iPhone 以及 Apple Watch。該項服務也能讓您透過 Safari、地圖、Spotlight 以及語音助理 Siri 的連結開啟通話。
Altspace 上所呈現的虛擬人物會議場景
5. 社群媒體也嚴陣以待
WhatsApp 本身是新興市場小型企業的愛用產品，據稱在巴西及印度有 80% 的小型企業使用其服務。因此，他們推出了 WhatsApp 商業版，運作模式與蘋果的 Business Chat 類似，這可能是他們目前只推出 Android 版的原因。
其他從消費者平台轉跨至商業服務的還有 Facebook 的 Workplace，以及 Skype 商業版。Workplace 的外觀與功能都與 Facebook 十分接近，但僅限於與工作同事聯絡，並開發一些商務傳訊功能。Skype 商業版也同樣排除朋友，僅限於與工作同事聯絡。它與 Office 365 整合，而且會慢慢併入 Microsoft Teams，據稱這是企圖用來施壓曾為併購對象的 Slack 而推出的服務。
使用熟悉平台的好處是，員工可以將上手的時間省給工作內容的最後確認，如此正能提升工作效率。而且，這些平台設定為僅供商務使用的影響，便是區隔使用者的個人帳號，意謂著不會有令人分神的「讚」、「標記」或其他通知在工作時跳出來。
6. 物聯網與人工智慧
想像一下叫 Amazon 的 Alexa 透過 Echo Dot 傳訊息給 Slack 上的群組。智慧家庭的物聯網裝置的崛起，讓商務語音傳訊功能不再遙不可及。物聯網更加令人驚豔的使用情境，在於智慧門禁系統。快速掃一下桌邊的打卡裝置，就能確認您已經抵達公司，也會立即通知同事。
機器學習以及傳訊意謂著聊天機器人（而非支援 AI 的商務聊天機器人）已經能夠快速處理單一重複的工作。這些工作包含：迅速查詢資料、安排會議、安排或調整約定行程，以及蒐集企業內部的資訊。商務聊天機器人的設定工作向來由工程師進行，但像是 ChattyPeople 這樣的平台，正讓設定變得更加容易。
7. VR 與 AR
按理說，目前消費者電子產品當中最令人興奮的科技莫屬 VR 以及 AR，它們也能在未來的商務通訊以及協作上占有一席之地。有了這兩種科技，讓大家能從各地連上數位會議室進行會議，因此已經不見得需要實體會議室。
Windows Mixed Reality 是微軟推出的的 VR 系統。它與 Altspace 合作推出虛擬會議室，您可以進入一個充滿虛擬人物的會議室，各人物即代表著同事。其運作方式與 AR 相同，只是其他的與會者看起來像現實世界的全像圖，並會搭配所有需要的圖表、簡報以及投影片。Flock 的 Bhavin Turakhia 表示：「這些進步會讓全球的商業活動連結更加緊密、堅實，更能往目標邁進。」
總括來說，商務傳訊令人振奮的發展前景，加上各種崛起的新科技，讓我們繼續期待故事的發展，並迎向這個屬於 21 世紀的彈性工作時代。那麼，您會為自己的工作場所選擇哪一款服務？
James Day 是來自英國的科技記者
資料來源：
(1) https://www.computing.co.uk/ctg/opinion/3020779/navigating-the-enterprise-messaging-market-why-and-how-to-choose-the-best-fit-for-your-business-needs
(2) http://www.managed.co.uk/news/uk-workforce-productivity-survey-2017
