我們無論身在何處，皆需要處理如雪片般飛來的日常電子郵件，但員工在平日生活當中，耗費了越來越多的時間來處理這些無止盡的收件匣管理工作。Matthew Jenkin 列出了七種減輕電子郵件負荷的良策
一日的電子郵件傳送量約有 2690 億封(1)，也就是說每秒鐘傳送的電子郵件數量約為 310 萬封。與上年同期相比之下，電子郵件流量數字預期會增加 4%(2)，因此許多員工皆對於管理收件匣感到苦惱不已，且認為這已影響到她們的工作能力。管控超量收件匣對於分秒必爭的企業家而言乃基本要務，因此以下提供七種創新方式，協助這些企業老闆在 2019 年順利擺脫電子郵件爆量難題。
1. 在主旨列標示電子郵件
軟體公司 GPS Goal Trak(3) 創辦人 Richard Davies 表示，清楚標示電子郵件可協助讀者針對需要立即採取行動的郵件，更妥善地排定優先順序。他所採取的方式是在主旨列開頭使用下列三種字詞之一：「<Info>」表示資訊，「<Action>」表示希望收件者採取行動，「<Comment>」代表希望收件者提供觀點或意見反應。
他表示：「我每天通常會收到超過 100 封的電子郵件，而最大的問題在於，人們通常不會去細思該在主旨列輸入哪些內容；這點對於團隊不斷擴展成長的企業家而言尤其重要，他們必須善加運用主旨列」。
2. 擁有多個電子郵件帳戶
企業家 Lana Elie 表示，擁有多個電子郵件地址可確保所有曾視為需要緊急處理的郵件皆位於單一收件匣，且這些郵件可在手機或桌上型電腦上立即突顯。其他電子郵件則可傳送至她指派用來在每日安排時間處理的收件匣。
她提出忠告表示：「每日自行撥出一些時間處理電子郵件著實重要，否則您只會一直拖延下去，導致最後郵件數量突然變得堆積如山無法處理，或是超過了回覆期限」。「我每天早上做的第一件事，即是查看每個收件匣中的郵件，並根據輕重緩急順序將其加上標記，如此可協助我針對需要回覆的每封郵件，大略瞭解其回覆期限。」
3. 關閉應用程式通知
redheadPR 創辦人暨董事總經理 Sara Tye 堅信道：「沒有任何一封電子郵件真正必須在 10 秒內即刻回覆」。「您可稍後再處理這些郵件，而手機主畫面上的通知功能只會使您分心；震動通知功能會使狀況變得更糟，您只需要待會議結束後再開啟電子郵件，然後將其掃描、排定優先順序和歸檔。」
心理學家同意，要求持續更新是殺傷力最大的壓力來源。設於倫敦的「未來工作中心」(Future Work Centre) 負責針對員工的工作場所經驗實行各種心理研究，其在發表的報告(4)中指出，「推播通知」功能即使在使用者未使用「郵件」應用程式時，也會通知使用者有新郵件送達，若使用者因此持續不斷地檢查和讀取電子郵件，代表其可能有緊張與焦慮的徵兆。
Jargon PR 執行長 Simon Corbett 表示：「懂得適當篩選是關鍵所在」
4. 設定電子郵件禁制時間
遠端科技迅速轉變了我們的工作方式，亦讓我們更加難以記住企業的上班時間，而我們亦不希望在享受居家生活時還要「待命」工作。不過，Davies 指出企業家容易犯了以上錯誤。他表示，「隨時待命工作」不僅會為自身和團隊帶來沈重壓力，更可能導致其他工作效率低落的情形。
他主張表示，若您「不合時機地」在非上班時間傳送電子郵件，而非花些時間仔細整理所有想法，然後再明確、精鍊地陳述於單一電子郵件，代表您習慣想到什麼就急著狂發郵件訴說想法。
他說明表示：「特別是在您委派工作時，更容易讓（您的團隊）感到無助沈重」。「書信往來的品質與結構非常重要，有時原本只要在一封電子郵件中即可詳盡說明的內容，會無來由地耗上三封郵件來陳述。」
5. 適當篩選郵件
企業家 Simon Corbett 主張表示，篩選功能是關鍵所在，而 Gmail 在這方面的表現卓越且智慧。這位 Jargon PR 執行長表示：「針對每封非必要電子郵件，就地建立一個『待讀』資料夾；若郵件緊急且重要，即優先處理該郵件，否則就將其留在上述資料夾中；在每個禮拜五花一小時查看一下收件匣，您會對於不需要回覆的郵件感到驚異。」
Tye 表示，其所服務的公司規定員工收件匣中的電子郵件數量限於 50 封。同時並鼓勵所有員工在工作時將電子郵件歸檔、儲存和刪除。她表示這種作法可減輕壓力，並確保在結束一天工作後讓收件匣維持井然有序。
Emphasis Training 與 Emphasis 360 創辦人 Rob Ashton 撰述文章(5)指出，有數種應用程式可協助您更妥善地歸檔和整理電子郵件。他建議採用 Sanebox(6)，其可根據歷程記錄和行為來歸檔電子郵件。另一方面，WeekWill(7) 可在您從任何標幟為重要人員的寄件者收到電子郵件時，透過簡訊甚或是電話方式發出通知。這可讓您將郵件應用程式完全關閉。
6. 精通寄送電子郵件的「藝術」
Davies 發現，這套簡潔有力的演算法有助於管理收件匣：
Action：「若需要採取行動則即刻處理，或是在行事曆中自行排程預約以完成行動。」
Reply：「若寄件人要求回覆，則不關閉電子郵件並於稍後再返回處理。花些時間撰寫電子郵件回覆內容，並立即行動。您已安排時間讀取電子郵件；若您稍後再返回處理且在輸入回覆內容前重新讀取郵件，即是浪費寶貴時間。您應該一以貫之地完成所有動作。」
Trash：「請愛用刪除鍵並清空不需要的垃圾郵件。」
7. 按照 15 神奇數字守則行事
有時，少即是多；Davies 深信對於電子郵件而言更是如此。他的優先基本守則，即是若您必須一路向下捲動瀏覽才能讀取整封電子郵件內容，表示其過於冗長，而檢閱者幾無耐心能夠從頭至尾地完整看完郵件。他主張表示，您在許多情況下，可在主旨列中使用 15 字精鍊述說想傳達的內容，以節省大量寶貴時間和心力。例如：「請在明天下午 4 點前傳報告給我！」隨後您便無須再開啟、讀取和回覆電子郵件。他補充說道上述動作毫無必要，
「若您傳送電子郵件，並在電子郵件標題中完整述說需要知道的內容，即可節省寶貴時間；此為良好紀律的表現，因為您必須言簡意賅，大部分電子郵件皆充斥著過多的贅言。」
Matthew Jenkin 是英國自由記者，先前曾任 Guardian Careers 編輯，該網站是《衛報》（The Guardian）以求職者與轉職者為主要對象的社群網站
資料來源：
(1) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/01/Email-Statistics-Report-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(2) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(3) https://www.gpsgoaltrak.com/
(4) http://www.futureworkcentre.com/2016/01/press-release-how-you-manage-your-emails-may-be-bad-for-your-health/
(5) https://www.theguardian.com/small-business-network/2015/aug/18/email-overload-escape-tyranny-inbox
(6) https://www.sanebox.com/
(7) http://www.weekwill.com/
