比起辦公桌的布置配上幾株盆栽，現在大家更重視的是辦公室空間的設計。在本文，記者 Alexander Garrett 將告訴雷格斯團隊，如何善用完美工作空間的重要元素。
忘了交誼廳的乒乓球桌、靜坐室，甚至吧檯上的啤酒。打造理想辦公室空間的秘訣不光是靠這些，而是要從基礎設計做起。根據報告，一間理想、充分設計的辦公室空間可以提升員工 33% 的幸福感，賦予一個理想的辦公環境，能讓超過半數的員工相信自己的工作效率會提升。
而企業應該要注意到這些數字。根據跨國建築公司 Gensler 的研究，因為貧乏的工作空間設計導致的低效率，在去年便讓美國企業消耗掉估計約 3300 億美元的成本 (3)。
雷格斯比大多數人瞭解這些問題。我們每年在全球開設數百平方英尺的新工作空間，幾乎每天在超過 110 個國家的 1000 個城市中，為公司的全球網路開設超過 3,100 間商務中心。滿足 250 萬名工作場所使用者的需求不僅在今天，連在未來幾年都是相當大的挑戰，需要具有想像力的方法來進行設計，並深刻理解工作模式如何變化。
1. 理解全新的工作模式
「好的辦公室空間設計是藝術與科學的平衡。」來自瑞士的，同時是雷格斯物業管理及新據點擴張部門全球負責人的 Filippo Sarti 表示，「所謂的藝術，就是設計出一個吸引人的空間，讓使用者感到驚豔。而科學，則是確定空間適合前來租用的企業以及使用的員工。」
Filippo Sarti 點出雷格斯的獨特市場定位：提供來自全球各地的各類型客戶一個彈性的空間。他表示：「我們所規劃並配置的辦公室基礎設施，要能夠適合任何潛在的未來客戶使用。」「他們需要哪種大小的空間？他們有什麼樣的電力及資料需求？他們預計待多久？在他們離開後怎麼辦？相同的空間有辦法滿足下一位進駐者的需求嗎？」
「當人們想到辦公室空間設計，只會想到桌子要擺在哪裡，但其實不只這樣。」來自香港，同時是雷格斯亞太區新據點擴張部門的項目總監 Francis Cleary 表示，「還需要考量人們何時、在哪裡以及如何工作。所有世代的工作者（不光是千禧世代）都已經發現共享辦公的優勢，而變得更加具機動性。辦公室需要成為能夠提升效率、創意以及協作能力的空間。」
根據雷格斯在 2017 年針對 20,000 名來自全球高階主管及企業負責人所做成的調查，有 1/5 的人認為商務中心會是遠端辦公最熱門的場所。「現在的辦公室已經慢慢成為目的導向類型的空間，」Cleary 表示。「您之所以選擇在這個地方工作，是因為這個地方最適合您辦公。」
雷格斯物業管理及新據點擴張部門全球負責人 Filippo Sarti
2. 選擇設計範本
隨著現代辦公室空間的演變，雷格斯的設計也要進行調整。相較於 30 年前公司剛成立時，一間新的雷格斯辦公室跟現今的辦公室比起來，就像 2018 年的特斯拉看待 1989 年的本田雅哥一樣。
新商務中心的建立，是依據下列數種設計範本的其中一種。地點及未來的潛在客戶決定了設點的位置。「我們的顧客範圍遍布科技新創公司或創意產業的千禧世代，到金融或服務業的專家，」Cleary 說道。「我們希望提供的空間，可以符合不同的商業類型及其需求。」
其中一種較為現代化的設計是所謂的 Sagano，具有乾淨且現代的外觀，採用不銹鋼和鋼化玻璃等時尚線條與材料，打造出靈感取自於大自然和四季的空間。「這一款設計的案例，位於瑞士巴塞爾的 Clarahuus 中心，」Cleary 指出。「它的外觀能帶給人專業的觀感，適合該地區和使用的企業。」
Sagano 採用目前的設計趨勢「biophilia」 – 滿足人類希望接近大自然生活的渴望。融合生物、自然圖案以及靈感取自大自然的設計元素，工作者可以感到放鬆、具有參與感，並與周遭環境產生連結。Cleary 表示：「使用自然素材，包含木材貼面以及乾淨明亮的照明，我們創造出令人平靜且高效率的空間。」
另一種雷格斯的設計是 Bauhaus，較具有工業感，相當受到新創公司和年輕企業的歡迎。Cleary 解釋道：「對主要從事藝術創意活動的公司而言，Bauhaus 打造出時尚、巔覆傳統的環境，提供各式種類的工作空間選擇。」那不勒斯的布林中心，是 Bauhaus 實務典範：後工業風格的空間，並帶有裸露的鋼管以及玻璃樓梯。
3. 記得基礎
員工福利的新思維，也能夠為辦公室的設計提供參考指標。研究顯示，處於藍色與綠色的環境有助於提升創意；若是需要專注於細節的工作，紅色則能提升其工作表現。
此外，家具也需要精心挑選。帶有曲線的環境，例如會議室裡的圓桌，或者圓角辦公桌等，較能與積極情緒產生連結，而有助於創造力和生產力。Sarti 表示：「無論我們使用哪一種設計範本，我們絕對著重每個細節。」
位於瑞士巴塞爾的雷格斯 Clarahuus 中心，是基於 Sagano 風格而設計
4. 空間分配
設計辦公室的下一步，就是決定如何最佳分配空間，確保工作區域的融合恰到好處。Gensler 公司的《2016 年英國辦公空間調查》(2016 UK Workplace Survey) 發現，67% 的英國勞動人口每天工作屆尾聲時，都因為周遭環境而覺得精疲力竭；研究也發現，工作者如果能待在支援各種工作風格的空間中，將有助於創新。
由於完全開放式的環境不再受青睞，因此辦公室正重新設計，以適應更多不同的工作環境，包括所謂的以活動為基礎的工作 (ABW) 和更多活動的機會。「辦公室在過去通常被裝修成學校教室的模樣，」Cleary 表示。「這樣的制式風格已經被更多元的元素取代，包括單間辦公室、會議區、公共桌、閱讀桌、智囊團、電話亭以及會議室。」
「重點在於提供客戶每一種他們可能想要的空間類型。同一位客戶，在不同時間可能會改變對於空間的需求。其中的挑戰是正確推估客戶對每個元素的需求，讓空間既不擁擠也不會閒置。」
5. 排出社交空間優先順位
另一個重要考量，就是非工作空間。許多研究顯示，互動反而能夠提高生產力而不會消耗工作產出，其中包含不經意而產生的會議，有時稱為「創意碰撞」。哈佛商業評論中的案例研究，便描述企業如何靠社會測量裝置，來追踨員工的活動以及社交互動。過去幾週蒐集到的資料顯示，一名業務與其他團隊的互動若提升 10%，其銷售額也會同時成長 10％。
就連單純決定咖啡機的擺放位置，也對安排這類社交碰撞相當重要。這就是為什麼咖啡區以及社交區域會是每個新商務中心的重點區域，無論是中國或是哥倫比亞皆然。「我們希望鼓勵互動，」Cleary 表示。「進入商務中心時咖啡廳就在入口處，而且跟所有其他區域相連，這會讓人也感受到較強的連結感。」
雷格斯亞太區新據點擴張部門的項目總監 Francis Cleary
6. 提供空間感
最後一個階段是空間的客製化：材質、家具、裝飾品以及藝術品等。這是最有可能依據各地特色，賦予每個商務中心獨特風格的環節。2017 年在馬來西亞檳城設立的 Menara Boustead 商業中心，便以檳城的舊地圖排列牆面，裝飾的地磚則來自傳統的馬來西亞商店。「重點是從當地的建築元素取材，營造出空間感，」Cleary 說道。
「千萬不能忽略設計上的在地化，」Sarti 認為。「全球各地的雷格斯中心可能會從同一本設計指南取材，致力提供一致的品質與標準，但他們也會從當地的產品中取材，讓設計不流死板。」
7. 檢查每一個環節
透過電腦以及員工穿戴式裝置的感測器，辦公室的連結性變得更強，並影響工作場所的設計方式。「我們客戶運用我們中心的方式蒐集了大量情報，」雷格斯的資訊總監 Andre Sharpe 表示。「我們像一座實驗室，看客戶如何使用我們的產品和服務，並根據結果調整和改善他們的體驗。」
其中一個案例，是我們先從其他網站中獲得一間辦公室中所有組件的預約資料，然後觀察客戶如何使用那間商務中心。「我們可以觀察到哪些空間的使用量最高，以及每天哪個時段的使用量最高。這有助於我們了解該空間是否有辦法滿足客戶的需求。」
「在未來，公司將能夠交叉比對員工的活動訊息以及績效資料，」Sharpe 指出。「然後分析結果，瞭解特定空間如何服務使用者，以及對公司產生什麼樣的影響。」
Sharpe 認為，雖然資料隱私會是重要的考量因素，「但如果用得正確，這些服務可以替企業量身打造出鼓勵積極表現與協作的辦公室」。
Cleary 和 Sarti 也同樣意識到，使用資料供將來設計參考的重要性，以及資料運用的無限發展前景。Says Cleary：「我們不僅為公司設計，也同時為人們設計。如果我們能在他們自己知道要什麼之前，就先提供他們期待的工作場所，那便是雙贏的結果。」
Alexander Garrett 是英國的自由記者，在英國媒體撰寫關於商業議題的內容。
由 Hannah Hudson 補充報導
資料來源：
(1) https://www.officegenie.co.uk/workplace-happiness-report
(2) http://pdf.savills.com/documents/What_Workers_Want_2016.pdf
(3) https://www.gensler.com/news/press-releases/uk-workplace-survey-2016-findings
