成功的時間管理秘訣是發揮性格的強項。所以，您是超級英雄、女伶、任勞任怨的水牛、好好先生，或完美主義者？Matthew Jenkin 報導
從輔導人員到應用程式，有無窮無盡的產品和服務對您打包票，保證能夠協助您用更好的方式管理工作量、提升工作效率。然而，眼看行銷部門的 Lucy 順利地將今天的工作一項項完成，很快就能下班回家；到了下午 5 點的下班時間，您卻還有將近一半的待辦事項還沒做完。這是因為所謂有效率的時間管理，並非取決於工作時數，而是在於你我的性格。
雇主長久以來都在懷疑是否真有全體通用的方法，而像是邁爾斯 – 布里格斯性格分類法 (MBTI)(1) 這類性格測驗，已成為公司經常用來評估員工的方式。很多人認為，MBTI 之所以成功，是因為簡單方便的緣故。MBTI 的93 個題目大致上是按照榮格的研究所制訂，將員工分為 16 種不同類型：由內向、外向、思考、情感、判斷、感知各項特質組合而成。
管理顧問暨行為專家 Beverly Flaxington 認同時間管理方式要能夠成功，一定要將個人在工作時的行為納入考慮。
Flaxington 表示：「我記得幾年前有雇人幫忙整理雜物，希望能提高效率。結果對方將東西全收進箱子，放在看不到的地方。但我這人非常注重視覺，喜歡東西在眼前看得到的地方，搞得我都要瘋了。根本不能工作。這時候我才瞭解到，做事得順著個人天生的性格。」
而最常見的五種性格有哪些？每種性格該如何管理自身的行為，來改善時間管理？
1.超級英雄
這類型的人就像神力女超人或超人，看到失火的建築就會立刻衝進去，等不及消防隊抵達現場。如果交代他們看似不可能完成的任務，他們會以快過子彈的速度搞定。但 Flaxington 表示，這種人最大的弱點就是卯足全力去解決當天的待辦事項，而可能會出現疏失。
時間管理改善方法：企業主管指導人員暨人力發展諮商公司 Hunter Roberts(2) 創始人 Susy Roberts 表示，這類人講求結果，行動時通常沒有多加考慮工作的急迫性或重要性。她建議這類型的人應後退一步，先仔細思考該優先處理的事項，而不是一股腦就開始處理信箱收到的郵件。
《與成功有約：高效能人士的七個習慣》(3) 的作者 Stephen Covey 也同意這點，並建議將工作分成四種量級：重要、不重要、緊急、非緊急。
2. 女伶
這種類型的人可以炒熱公司派對氣氛，但一想到他們花在聊天上的時間，不禁讓人覺得他們能夠完成工作實屬奇蹟。這種人或許樂觀開朗、友善好相處，而且活潑健談，喜歡追求生命中的樂趣。但隨著一整天過去，待辦事項裡根本沒幾件開工，更別說是完成了。Roberts 表示，這類人習慣吹噓成就，讓人誤以為他們比實際上更有效率。
Flaxington 對此有所觀察：「時間稍縱即逝。這類型的人以為這天能完成 15 件事，卻只顧著聊天、玩樂，完全沒注意到時間的流逝。」
時間管理改善方法：對這類型的人來說，擬定策略十分有幫助。如果是要進行大型專案，Flaxington 建議將整件工作分成許多小步驟，排定工作日程，並且設下提醒。可使用一個主要行事曆集中記錄工作和私人活動，這樣時間安排起來更快更容易，因此可減少重新安排日程的需求。
電子郵件管理也很重要。根據麥肯錫公司 (4) 於 2012 年的調查，員工一天平均有四分之一以上的時間用在閱讀和回覆電子郵件。調查顯示，處理電子郵件所耗費的時間僅次於「本職工作」。
為《Fast Company》(5) 執筆的行銷暨銷售專家 Zach Hanion 表示，秘訣在於不要以主旨來「整理」電子郵件，而是改用截止日期來看電子郵件。他提議將信箱視為待辦清單，並按照時間順序上的緊急度和重要性，建立五個信件匣。
3. 任勞任怨的水牛
這種性格類型的人能以緩慢而穩定的步調贏得最終勝利。Roberts 對此的解釋是，這類人凡事深思熟慮，謹慎小心，有條不紊，而且執行工作的方式相當獨立。所以他們十分擅長規劃和確立優先次序，但常常太過謹慎，使旁人有急驚風遇著慢郎中的挫折感。而他們對工作的奉獻精神，導致不願意與人分擔工作。
時間管理改善方式：Flaxington 表示：「這類型的人天生無法放心把工作交給他人處理。所以，請檢查今天手邊的工作，挑出三、四件一定得由自己專心處理的事項。請把確定非得由自己來做的工作獨立出來，並判斷有哪些工作能委託給他人。」
分派工作是相當常見的問題。2007 年一項時間管理研究 (6) 發現，接受調查的 332 間公司之中，有近半數的公司對員工分派工作的能力感到擔憂。內容行銷公司 AudienceBloom 的創始人兼執行長 Jayson DeMers 在《Inc》(7) 的文章中，提供建議給為指派工作苦惱的主管。舉例而言，他建議除了顧及優先順序外，應將工作分配給最有能力處理該項工作的員工，而不是給工作量最少的員工。
4. 好好先生
這類型的人配合度無可挑剔，一心只想協助和支援同事。大家應當同甘共苦，毋庸置疑，但這類人的危險性在於不喜歡拒絕，最後很可能接下超出他們能力範圍的工作量。Roberts 對此表示，這類人的下場不是超時工作，就是錯過截止期限。
時間管理改善方式：心理治療師暨人生教練 Hilda Burke(8) 認為這類人要學會說「不」。Burke 表示：「要挑戰這類人的工作方式得費些功夫，但可以達成。如果仍難以拒絕工作，又感到負擔過重的話，一定要好好休息。」
這方法聽來淺顯，但研究發現定時休息能改善效率。工作效率應用程式 DeskTime 追蹤員工的電腦使用狀態，發現最佳的休息時間長度是 17 分鐘。而 1999 年康乃爾大學人體工學研究實驗室就在使用電腦程式提醒員工稍作歇息。
該項專案得到的結論 (9) 是「收到『提醒暫停工作』通知的員工在工作上的正確率，比沒有收到通知的員工平均高出 13%」。這個簡單而有效的方法催生出許多應用程式，例如 Marinara Timer(10) 和 thPomoDone(11)。
5. 完美主義者
這類型的人花費最多時間完成工作，而顧名思義，他們非常重質不重量。Flaxington 說，這類人很重視精確，所以當手頭的工作堆積成山時，他們會感到不堪負荷而苦苦奮鬥。而要是催促逼迫的話，會使他們倍感壓力。
時間管理改善方式：「凌亂不堪」是完美主義者的頭號敵人，所以充滿大量未讀信件的雜亂信箱會嚇壞他們。預測未來電子郵件流量每年會成長 4% (12)，因此最好儘速克服這個問題。不過是有幾個方式能解決超量的電子郵件。
「收件匣淨空（inbox zero）」是最有名的方法之一，使用此方式能隨時保持信箱淨空，或幾近淨空。或許淨空信箱本身就算是種工作，但發明者 Merlin Mann(13) 表示，面對新訊息時，您有五種選擇：刪除、轉發、回覆、延緩、處理。這種方式能有效將收件匣變成待辦清單，連帶解決如何排列優先次序的苦惱，並高效完成工作。
Matthew Jenkin 是英國自由記者，先前曾任 Guardian Careers 編輯，該網站是《衛報》（The Guardian）以求職者與轉職者為主要對象的社群網站
資料來源：
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
